Unternehmen, Behörden und Schulen, die Microsoft 365 mit deutscher Standardgeografie nutzen, müssen eine Frage klären, die bisher gar nicht zur Wahl stand: Sollen ihre Mails, Dateien und Teams-Chats weiter garantiert in deutschen Rechenzentren liegen – oder darf Microsoft sie künftig in der ganzen EU speichern? Die neue Einstellung dafür ist seit dem 14. September im Admin Center zu finden. Wirksam wird die dort hinterlegte Auswahl am 14. Dezember 2026. Wer bis dahin nicht hinschaut, akzeptiert unter Umständen einen Standard, den er so nicht wollte.
Welche Einstellung ist neu?
Die Option heißt im englischsprachigen Admin Center „Store Microsoft 365 customer data in-country“. Sie liegt unter Einstellungen › Organisationseinstellungen › Organisationsprofil › Datenspeicherort › Commitments auf der sogenannten Data Location Card.
Sichtbar ist sie nur für berechtigte kommerzielle Tenants, deren Standardgeografie Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz ist. Wer bereits für Advanced Data Residency (ADR), die Bildungsvariante ADR-E oder Multi-Geo bezahlt, sieht den Schalter nicht, weil der Speicherort dort über das jeweilige Zusatzprodukt geregelt ist. Außerdem weist Microsoft darauf hin, dass Tenants, die sich seinerzeit nicht für das Legacy Move Program angemeldet haben, womöglich gar nicht berechtigt sind. Für sie ändert sich nichts.
An oder Aus: Was ist der Unterschied?
Die Einstellung betrifft nur die sogenannten Core Services, also Teams, Exchange Online, OneDrive for Business und SharePoint sowie Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat. Gemeint sind ruhende Daten, also etwa Postfachinhalte, Dateien und gespeicherte Chatverläufe.
- Eingeschaltet: Microsoft sagt zu, diese Daten innerhalb der Geografie zu speichern, die in den Product Terms für Ihr Land vorgesehen ist – für deutsche Tenants also in Deutschland.
- Ausgeschaltet: Die Länderzusage entfällt. Microsoft darf die Daten dann regional innerhalb der EU Data Boundary ablegen, also in Rechenzentren in anderen EU- und EFTA-Staaten.
Wichtig: Die EU-Data-Boundary-Zusage selbst bleibt in beiden Fällen bestehen. Die Daten verlassen Europa durch das Ausschalten also nicht; es geht allein um die Frage „Deutschland“ oder „irgendwo in der EU“.
Was passiert am 14. Dezember?
Bis zum Stichtag ändert sich am tatsächlichen Speicherort nichts. Ab dem 14. Dezember gilt dann, was im Admin Center eingestellt ist. Bleibt der Schalter aus, kann Microsoft beginnen, Daten innerhalb der EU zu verschieben. Der Konzern betont, dass das nicht heißt, dass alle Daten an diesem Tag umziehen.
Bei Tenants, die nach dem 14. September 2026 angelegt wurden, steht die Einstellung ab Werk auf Aus. Für ältere Tenants nennt Microsoft auf seiner Dokumentationsseite keinen einheitlichen Standard, sondern verweist auf eine individuelle Nachricht im Message Center. heise online nennt als zugehörige Meldung MC1470878, die öffentlich nicht einsehbar ist. Microsoft empfiehlt allen globalen Administratoren ausdrücklich, den Wert ihres Tenants zu prüfen.
Die Entscheidung ist umkehrbar. Wer später wieder auf An stellt, bekommt die Länderzusage zurück, doch der Rückumzug der Daten nach Deutschland kann laut Microsoft rund sechs Monate dauern. In dieser Zeit zeigt die Data Location Card unter Umständen unterschiedliche Werte für aktuelle und zugesagte Geografie an.
Warum das für deutsche Organisationen relevant ist
Für viele Unternehmen ist die EU-weite Speicherung datenschutzrechtlich kein Problem: Die DSGVO verlangt keinen Speicherort in Deutschland, sondern ein angemessenes Schutzniveau, und das gilt innerhalb der EU grundsätzlich. Anders sieht es aus, wenn Verträge, Branchenvorgaben oder interne Richtlinien ausdrücklich eine Speicherung in Deutschland festschreiben – etwa in Kundenverträgen, bei Berufsgeheimnisträgern oder in Ausschreibungen der öffentlichen Hand. Auch Datenschutz-Folgenabschätzungen und Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten nennen oft konkret deutsche Rechenzentren. Stimmen diese Dokumente nach dem 14. Dezember nicht mehr mit der Realität überein, entsteht Nacharbeit.
Welche Vorgaben für Ihre Organisation gelten, kann diese Meldung nicht beurteilen; im Zweifel sollten Datenschutzbeauftragte und Rechtsabteilung eingebunden werden. Microsoft selbst nennt keine Gründe für die neue Wahlmöglichkeit und hat Kosten für die Einstellung nicht erwähnt.
Was Sie jetzt tun sollten
- Admin Center öffnen und auf der Data Location Card nachsehen, ob der Schalter überhaupt angezeigt wird und wie er steht.
- Message Center prüfen: Dort erklärt Microsoft die konkrete Ausgangslage Ihres Tenants.
- Anforderungen klären: Verträge, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und interne Richtlinien auf Zusagen zum Speicherort in Deutschland durchsehen.
- Bewusst entscheiden und dokumentieren, bevor der 14. Dezember erreicht ist – ein späteres Zurückschalten kostet Monate.
Wer ohnehin gerade an Microsoft 365 arbeitet, sollte auch die nächste Frist im Blick haben: Ab Februar 2027 verschwindet die SMS-Anmeldung aus Entra ID.
Häufige Fragen
Betrifft das private Microsoft-365-Abos (Family, Single)?
Nein. Die Einstellung gilt nur für berechtigte kommerzielle Tenants mit den genannten Standardgeografien. Private Abos erwähnt Microsoft in diesem Zusammenhang nicht.
Verlassen meine Daten die EU, wenn ich nichts tue?
Nach Microsofts Angaben nein. Bleibt die Einstellung aus, dürfen Daten innerhalb der EU Data Boundary verteilt werden; die EU-Zusage bleibt unverändert.
Gilt das auch für Österreich?
Österreich steht nicht auf der Liste der Länder, für die Microsoft die Einstellung anbietet. Genannt werden nur Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden und die Schweiz.
Kostet die Speicherung in Deutschland extra?
Für die neue Einstellung hat Microsoft keine Kosten genannt. Kostenpflichtig bleiben die separaten Produkte Advanced Data Residency und Multi-Geo, die weitergehende Zusagen enthalten.
